Digitizare

Exista multe motivatii pentru implementarea unui proiect de digitalizare, mai exact pentru conversia digitala a informatiilor care rezida pe suporturi non-digitale. Decizia in acest sens poate fi motivata de:

• Usurarea accesului la informatie: acest motiv este evident si vizeaza atat un timp performant de acces la informatie (in special cea detinuta in documentele din arhiva depozitata la distanta si pentru care timpul de raspuns variaza intre cateva zeci de minute si pana la cateva zile), cat si posibilitatea ca acelasi document sa fie accesat in paralel de mai multe persoane, fara a mai fi necesara copierea documentului original (atatea copii cate persoane vor sa consulte simultan).
• Imbunatatirea activitatii serviciilor functionale si operationale ale institutiei, asigurandu-se acces rapid la toate resursele informationale. Mai mult se asigura o informare completa referitoare la un subiect. Sunt facute disponibile toate documentele care trateaza o tema (contract comercial, delegatie externa, proiect tehnic, licitatie, etc.), indiferent de compartimentul care a creat sau arhivat documentul.
• Protejarea documentelor originale, fragile sau care sunt foarte des folosite, prin reducerea numarului de manevrari a originalului. Suplimentar, crearea unei copii de siguranta pentru origininalele aflate in pericol de a se distruge - documente friabile, documente cu nivel mare de degradare.
• Oferirea organizatiei oportunitatea de a-si dezvolta infrastructura IT si abilitatile utilizatorilor. Cresterea nivelului tehnic al organizatiei si a personalului.
• Ofera posibilitatea de a dezvolta resurse noi pentru compartimentele institutiei, prin partajarea unor resurse ale altor compartimente si crearea colectiilor comune de cunostinte ale institutiei.

Componentele proiectului de conversie digitala. Principalele componente ale unui proiect de conversie digitala sunt:

• Politica de selectie a documentelor
• Conversia digitala propriu-zisa
• Programul de control al calitatii rezultatelor
• Administrarea colectiilor digitale
• Maniera de prezentare si folosire a rezultatelor
• Asigurarea accesului pe termen lung

Toate componentele sunt la fel de importante pentru un proiect de conversie digitala de calitate.